Epibreren kan je afleren

Chapeau als je weet wat epibreren is. Zo niet, epibreren is: ‘Net doen alsof je iets heel belangrijks doet of gaat doen, terwijl je eigenlijk niets (nuttigs) uitvoert of zal uitvoeren’.

Uiteindelijk zijn we allemaal zo nu en dan, wel eens even lekker aan het epibreren. Om hier tijd voor te hebben, of tijd voor vrij te maken wil je natuurlijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan taken die ook op een simpelere manier kunnen.  

Tijdbesparing door AMS 

Tijdbesparing door een overzichtelijke gebruiksvriendelijke digitale tool wil natuurlijk iedereen. Gelukkig kan dat gewoon. Met AMS zijn gebruikers gemiddeld 25 procent minder tijd kwijt aan taken die voorheen zonder AMS werden gedaan.  Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan het vastleggen, uitzetten en uitvoeren van acties. Deze acties kunnen afkomstig zijn van diverse bronnen. Zo kan het gaan om acties afkomstig vanuit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E), acties vanuit interne of externe audits, acties vanuit werkplekinspecties, veiligheidsrondes en bijna-ongevallen en incidenten.  

Veel handmatig werk zonder AMS 

Voorheen had je al deze acties wellicht in een Excel bestand staan. Het vastleggen en uitzetten gebeurde vaak via de mail. Je was veel tijd kwijt met het nagaan van de status van acties. Continu was je bezig om mensen aan te spreken op openstaande acties. Het was altijd maar de vraag of afgeronde acties ook daadwerkelijk waren afgerond. Vervolgens was het ook niet met zekerheid te achterhalen hoe een actie was afgerond en, of de genomen maatregelen afdoende zijn gebleken.

Alles in één systeem 

Dit alles kan dus makkelijker. Met het AMS kan je alle acties waarmee jij te maken hebt tijdens het werk kwijt in het AMS. In het AMS kan je deze acties eenvoudig categoriseren door middel van bronnen van herkomst. Op deze manier kan je vervolgens altijd filteren op bijvoorbeeld de openstaande acties vanuit de RI&E. Vervolgens kan je in het AMS acties toewijzen aan andere werknemers binnen de organisatie.  

Voor de gehele organisatie 

Andere werknemers krijgen vanuit het systeem een overzichtelijke mail met daarin de beschrijving van de actie en de bijbehorende deadline. Jij of de persoon die eindverantwoordelijk is kan altijd inzichtelijk maken hoe het ervoor staat met de uitvoering van deze acties. Op het moment dat een deadline in het zicht komt krijgt de actiehouder automatisch een melding vanuit het systeem. Acties worden dan niet meer over het hoofd gezien. 

Overzicht door een logboek 

Het is niet meer nodig om in je mails terug te zoeken wat er ook alweer met een actie is gebeurd. Dit alles kan in AMS bij een actie worden vastgelegd door gebruik te maken van timestamps. Per actie ontstaat daardoor een soort logboek waarin altijd kan worden teruggelezen wanneer welke maatregelen zijn genomen om een actie af te ronden. Hierdoor houden jij, actiehouder en eventuele externe partijen het overzicht.  

Ongevallen en incidenten 

Naast de opvolging van acties zorgt het AMS ook voor tijdswinst bij het vastleggen en opvolgen van bijna-ongevallen en incidenten. Via het systeem (desktop of laptop) kunnen bijna-ongevallen en incidenten eenvoudig worden gemeld. Desgewenst kan dit nog makkelijker met de AMS app. Jij bent dan ook geen tijd meer kwijt aan het ontcijferen van met de hand ingevulde incidentenformulieren. Het is niet meer nodig om papieren formulieren over te typen om er zo voor te zorgen dat alles digitaal geborgd is. Nee, met het AMS kan dit allemaal conform de huidige stand van de techniek, en niet meer volgens de methodiek van de vorige eeuw.  

Van papier naar digitaal 

Tijdsbesparing zit hem grotendeels in het afscheid nemen van de onnodige papierwinkel. Hoeveel bomen zijn er wel niet gekapt voor papier waarop onleesbare acties, onleesbare incidenten of andere niet bruikbare zaken zijn genoteerd. Los van de tijd die je als organisatie met AMS bespaart is het dus ook nog eens beter voor het milieu. Kortom, win-win-win.  Minder tijd verspillen, minder bomen kappen en meer tijd om soms even te epibreren.